Excel 跑到當機？從「試算表思維」進化到 WordPress 關聯式資料庫的技術遷移指南

嗨，我是浪花科技的資深工程師 Eric。最近又有一個客戶丟給我一個 200MB 的 .xlsx 檔案，標題寫著「2024_客戶訂單_最終版_v3_真的最後一版.xlsx」，然後問我為什麼檔案打開要跑五分鐘，而且多人編輯時常常出現「衝突複本」。

看著那個充滿了 VLOOKUP、彩色儲存格和神秘註解的檔案，我不禁嘆了一口氣。這就是典型的「Excel 地獄」。

很多中小企業在數位化初期，Excel 確實是神器。但當業務量擴大，這種「平面化」的資料管理方式就會變成災難。今天這篇文章，我不談虛無縹緲的數位轉型大道理，我要用工程師的角度帶你實作：如何將 Excel 的試算表思維，轉化為 WordPress 的資料庫設計思維，並透過程式碼建立一個真正穩固的企業資訊系統。

為什麼 Excel 會變成企業的數位負資產？

在我們動手寫 Code 之前，必須先理解為什麼 Excel 在處理複雜業務邏輯時會崩潰。這不僅僅是列數限制的問題，而是資料結構（Data Structure）的根本差異。

1. 資料冗餘（Data Redundancy）與一致性災難

在 Excel 中，如果你有一個「訂單表」，你通常會在每一列重複輸入客戶的姓名、電話和地址。這就是資料冗餘。如果「王小明」改了電話，你必須手動搜尋並取代所有「王小明」的紀錄。只要漏改一筆，資料就不一致了。

2. 缺乏關聯性（Lack of Relationships）

Excel 的 VLOOKUP 雖然可以模擬關聯，但它本質上是脆弱的。在資料庫設計中，我們講究的是正規化（Normalization）。客戶資料應該獨立存在於一張表，訂單存在另一張表，兩者透過 Client ID 進行關聯。這在 WordPress 中，就是 Post Object 的概念。

3. 權限與資安的黑洞

Excel 檔案通常是「要嘛全給，要嘛不給」。你很難設定「業務 A 只能看自己的客戶，會計只能看金額，老闆可以看全部」這種顆粒度的權限控管（RBAC）。但在 WordPress 中，這是核心功能之一。

技術實戰：從試算表到 WordPress 資料庫架構

現在，我們要動真格的了。假設你有一張 Excel，裡面記錄了「客戶」與「專案」。我們要如何將其搬移到 WordPress？

在 WordPress 的世界裡，不要只把它當成部落格系統。它的底層其實是一個強大的內容管理框架（Content Management Framework）。我們的武器有兩個：

• Custom Post Type (CPT)：用來定義「資料實體」，例如：客戶、專案、合約。
• Custom Fields (Post Meta)：用來定義「資料屬性」，例如：統一編號、聯絡人、金額。

第一步：定義你的資料實體 (Entity)

別再把所有東西塞進 Excel 的 Sheet 1。我們需要拆分實體。以一個 B2B 業務為例，我們至少需要兩個 CPT：

1. 客戶 (Client)：儲存公司基本資料。
2. 專案 (Project)：儲存交易紀錄，並「關聯」到客戶。

第二步：撰寫 CPT 程式碼

作為一個有潔癖的工程師，我建議將這些設定寫在 mu-plugins 或專屬的主題 functions.php 中，而不是依賴純外掛產生的黑盒子。以下是註冊「客戶」類型的範例程式碼：

function roamer_register_client_cpt() {
    $labels = array(
        'name'                  => '客戶',
        'singular_name'         => '客戶',
        'menu_name'             => '客戶管理',
        'add_new'               => '新增客戶',
        'add_new_item'          => '新增客戶資料',
        'edit_item'             => '編輯客戶',
        'new_item'              => '新客戶',
        'view_item'             => '檢視客戶',
        'search_items'          => '搜尋客戶',
        'not_found'             => '找不到客戶',
    );

    $args = array(
        'label'                 => '客戶',
        'labels'                => $labels,
        'supports'              => array( 'title', 'editor', 'custom-fields', 'revisions' ), // 支援的欄位
        'hierarchical'          => false,
        'public'                => true,
        'show_ui'               => true,
        'show_in_menu'          => true,
        'menu_position'         => 5,
        'menu_icon'             => 'dashicons-businessman', // 設定一個帥氣的 icon
        'show_in_admin_bar'     => true,
        'show_in_nav_menus'     => true,
        'can_export'            => true,
        'has_archive'           => true,
        'exclude_from_search'   => false,
        'publicly_queryable'    => true,
        'capability_type'       => 'post',
        'show_in_rest'          => true, // 重點：開啟 REST API 支援，方便未來自動化
    );

    register_post_type( 'roamer_client', $args );
}
add_action( 'init', 'roamer_register_client_cpt', 0 );

這段程式碼做的事情，就是告訴 WordPress 資料庫：「嘿，除了文章（Post）和頁面（Page），我現在多了一種資料叫做『客戶』」。這比在 Excel 開一個新 Sheet 強大得多，因為它繼承了 WordPress 所有的查詢、權限和 API 功能。

資料關聯的藝術：捨棄 VLOOKUP

接下來是重頭戲。在 Excel 中，你要知道某個專案屬於哪個客戶，你可能會用 VLOOKUP。在 WordPress 中，我們使用 Meta Box 或 ACF (Advanced Custom Fields) 的 Relationship Field。

在資料庫層面（MySQL），這會在 wp_postmeta 表中建立一條紀錄，將 Project ID 與 Client ID 綁定。這樣做的好處是：

• 雙向查詢：你可以輕鬆查出「這個專案屬於誰」，也可以查出「這個客戶名下有哪些專案」。
• 資料完整性：你連結的是一個真實存在的「客戶物件」，而不是一個可能被打錯字的文字字串。

使用 ACF 建立關聯 (概念程式碼)

雖然我們可以用 PHP 手刻 Meta Box，但為了開發效率（工程師也是要睡覺的），通常會搭配 ACF。如果是用程式碼定義 ACF 欄位（推薦做法，利於版控），大概長這樣：

if( function_exists('acf_add_local_field_group') ):

acf_add_local_field_group(array(
    'key' => 'group_project_details',
    'title' => '專案詳細資料',
    'fields' => array(
        array(
            'key' => 'field_related_client',
            'label' => '所屬客戶',
            'name' => 'related_client',
            'type' => 'post_object',
            'post_type' => array('roamer_client'), // 限制只能選取「客戶」類型
            'return_format' => 'id',
            'ui' => 1,
        ),
        array(
            'key' => 'field_project_amount',
            'label' => '專案金額',
            'name' => 'project_amount',
            'type' => 'number',
        ),
    ),
    'location' => array(
        array(
            array(
                'param' => 'post_type',
                'operator' => '==',
                'value' => 'roamer_project', // 顯示在「專案」編輯頁面
            ),
        ),
    ),
));

endif;

擺脫 Excel 地獄後的自動化紅利

當你辛苦地把資料結構化並搬進 WordPress 後，你會發現世界變了。這不只是一個「記錄資料」的地方，它變成了一個「活的系統」。

1. API 串接：因為我們在註冊 CPT 時開啟了 show_in_rest，現在你可以透過 /wp-json/wp/v2/roamer_client 讀取所有客戶資料。這意味著你可以讓外部系統（如 CRM、ERP）直接跟你的網站對話。
2. 自動化工作流：配合 n8n 或 Zapier，當你在 WordPress 新增一個「專案」時，可以自動發送 LINE 通知給業務主管，或自動產生一份 PDF 報價單寄給客戶。這在 Excel 裡是需要寫複雜的 VBA 才能勉強達成的。
3. 權限控管：利用 WordPress 的 User Role Editor，你可以設定實習生只能「新增專案」但不能「刪除客戶」，完美解決 Excel 檔案被誤刪的風險。

Eric 的工程師小碎念：資料清洗 (Data Cleaning)

最後我要提醒一點，也是最多人卡關的地方。從 Excel 搬家到 WordPress，最痛苦的不是寫程式，而是資料清洗。

你一定會發現 Excel 裡面的日期格式五花八門（2024/01/01、113.1.1、Jan 1st），或者電話號碼有的有加國碼有的沒有。在匯入資料庫之前，請務必先將這些髒資料處理乾淨。垃圾進，垃圾出（Garbage In, Garbage Out），如果你把髒資料倒進 WordPress，那你只是從 Excel 地獄搬到了 WordPress 地獄而已。

這是一個陣痛期，但相信我，當你第一次在手機上打開網頁，一秒搜尋到客戶三年前的報價單時，你會感謝現在這個決定擺脫 Excel 的自己。

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