B2B 業務自動化實戰：從潛在客戶名單到自動派單系統

嗨，我是 Eric，浪花科技的資深工程師。如果你在 B2B 產業打滾過，一定聽過業務主管在週一早晨會議上咆哮：「為什麼這筆週五進來的詢價單，到了今天早上還沒人聯絡？客戶早就跑去找競品了！」

這不是業務懶惰，這是系統流程的鍋。在很多傳統（甚至是一些自詡數位化）的企業裡，WordPress 官網的聯絡表單（Contact Form）通常只會做一件事：寄一封 Email 到共用的 sales@company.com 信箱，或者更慘，躺在後台的資料庫裡等人去「撈」。

在這個講求「Speed to Lead」（回應速度）的 2025 年，手動將潛在客戶名單（Leads）從 Excel 複製貼上到 CRM，再由主管憑感覺指派給業務，這種做法不僅僅是慢，根本是在燒錢。今天這篇文章，我要用工程師的視角，教你如何利用 WordPress 結合現代化自動化工具，打造一套「從名單獲取到自動派單」的 B2B 業務自動化系統。這不只是一篇技術教學，這是幫你們公司省下百萬人事成本的系統思維。

為什麼 B2B 網站不能只當「電子型錄」？

很多老闆以為網站做好了，裝了 Google Analytics，看到有流量就覺得安心。但對於 B2B 來說，流量如果沒有轉化為「可被執行的名單」，那都是虛榮指標。

根據 HubSpot 與多項銷售數據研究顯示，如果在潛在客戶送出表單的 5 分鐘內 進行聯繫，成交機率比 30 分鐘後聯繫高出 21 倍。試想一下，如果你的流程是：

• 客戶填單 -> 系統寄信給業務助理 -> 助理去吃飯 -> 回來開 Excel -> 判斷客戶地區 -> 用 Line 傳給業務 -> 業務在開車沒看到。

這中間的時間差，足夠讓客戶填完你競爭對手的表單並接到電話了。我們需要的是一套「自動派單系統」，它需要具備以下特徵：

1. 即時性：表單送出瞬間，資料同步進入 CRM。
2. 邏輯性：系統依據規則（如地區、產業、輪叫制 Round Robin）自動決定負責人。
3. 通知力：直接把名單「推」到業務的手機（Line/Slack），而不是等業務去收信。

架構設計：WordPress 只是起點，不是終點

要達成上述目標，我們不能只依賴 WordPress 的外掛。作為工程師，我強烈建議採用「中介軟體（Middleware）」的架構思維。我們會使用 WordPress 作為資料採集端，n8n 作為邏輯處理大腦，最後將清洗好的資料送入 CRM（如 HubSpot, Salesforce 或 Pipedrive）。

技術堆疊建議：

• 前端採集：WordPress + Contact Form 7 / Gravity Forms / Elementor Forms。
• 傳輸協定：Webhook (REST API)。
• 邏輯中樞：n8n (強烈推薦，因為它開源且邏輯處理能力強大)。
• 終端應用：CRM 系統 + 即時通訊軟體 (Line/Slack)。

實戰教學：打造自動派單邏輯

接下來進入工程師最興奮的環節——寫 Code 和拉流程。別擔心，我會把複雜的邏輯拆解得像樂高一樣簡單。

第一步：WordPress 表單資料的「外送」 (Webhook)

不管你用什麼表單外掛，重點是透過 Webhook 將資料丟出來。雖然許多付費表單外掛內建 Webhook 功能，但身為客製化開發者，我有時更喜歡用程式碼控制，以確保送出的資料格式是乾淨的 JSON。

以下是一個針對 Contact Form 7 的 functions.php 程式碼片段，它會在表單送出後，將資料打包並傳送給 n8n：

// 監聽 Contact Form 7 送出事件
add_action('wpcf7_mail_sent', 'eric_send_lead_to_webhook');

function eric_send_lead_to_webhook($contact_form) {
    // 獲取表單提交的資料
    $submission = WPCF7_Submission::get_instance();
    
    if ($submission) {
        $posted_data = $submission->get_posted_data();
        
        // 準備要傳送的 payload
        $body = array(
            'form_id' => $contact_form->id(),
            'company' => sanitize_text_field($posted_data['your-company']),
            'name'    => sanitize_text_field($posted_data['your-name']),
            'email'   => sanitize_email($posted_data['your-email']),
            'phone'   => sanitize_text_field($posted_data['your-phone']),
            'budget'  => sanitize_text_field($posted_data['your-budget']),
            'source'  => 'wordpress_website',
            'timestamp' => current_time('mysql')
        );

        // n8n 的 Webhook URL (請替換成你自己的)
        $webhook_url = 'https://your-n8n-instance.com/webhook/lead-ingest';

        // 發送 POST 請求
        $response = wp_remote_post($webhook_url, array(
            'method'    => 'POST',
            'body'      => json_encode($body),
            'headers'   => array('Content-Type' => 'application/json; charset=utf-8'),
            'timeout'   => 45,
            'blocking'  => false, // 非阻塞模式，不影響使用者體驗
        ));

        // 錯誤處理 (建議記錄到 Log)
        if (is_wp_error($response)) {
            error_log('Webhook Error: ' . $response->get_error_message());
        }
    }
}

Eric 的小囉嗦：注意我使用了 'blocking' => false。這很重要！因為我們不希望使用者填完表單後，因為外部 API 回應慢而卡在轉圈圈的畫面。資料丟出去就好，剩下的交給後端處理。

第二步：n8n 的「分單邏輯」 (Lead Assignment Logic)

資料到了 n8n，這才是魔法發生的地方。我們不能只是把資料塞進 CRM，我們要決定「誰」來負責這個客戶。常見的 B2B 派單邏輯有兩種：

1. 地區/產業規則 (Rules-Based)

這是最簡單的。如果客戶填寫「台北」，就派給台北業務 A；如果填寫「高雄」，就派給業務 B。在 n8n 中，你可以使用 Switch Node 或 If Node 來達成。

2. 輪叫制 (Round Robin)

這是為了公平起見，確保每個業務拿到的名單數量一致。實作邏輯如下：

• 你需要一個輕量級的資料庫（如 Redis 或甚至 Google Sheets）來記錄「上一次指派給誰 (Last Assigned Index)」。
• 當新名單進來：
  Current_Index = (Last_Index + 1) % Total_Sales_Reps
• 根據 Current_Index 取出對應的業務 ID。
• 更新資料庫中的 Index。

這聽起來很複雜？但在 n8n 裡，這只需要幾個節點就能完成。透過這種自動化，業務主管再也不用手動分配名單，也避免了「為什麼好單都給他」的辦公室政治。

進階應用：潛在客戶評分 (Lead Scoring)

如果你的網站流量很大，業務可能會抱怨：「這名單品質很爛，只是來問問的。」這時候，我們需要在自動化流程中加入「清洗與評分」機制。

利用 n8n，我們可以在將資料寫入 CRM 之前，先調用第三方 API（例如 Clearbit 或是 Google Gemini AI）來豐富資料：

• 公司規模驗證：這間公司是 5 人小店還是 500 人企業？
• 預算匹配：表單填寫的預算是否符合你們的服務門檻？
• Email 驗證：這是免費的 Gmail 還是企業網域？

系統可以自動計算分數，如果分數低於 50 分，直接發送自動化育成信件（Nurturing Email）；只有高於 80 分的「熱名單」，才會觸發 Line Notify 通知王牌業務立即聯繫。這就是所謂的「將子彈留給最有價值的目標」。

結論：自動化是為了讓人更專注於「人」

身為工程師，我常說：「可以寫程式解決的事，就不要用人肉去填。」B2B 業務自動化不是要取代業務員，而是要讓業務員從繁瑣的資料輸入（Data Entry）中解放出來。讓 WordPress 負責收集，n8n 負責邏輯，CRM 負責記憶，而業務員，則專注於他們最擅長的事——與人建立連結。

你的公司還在用 Excel 管名單嗎？2025 年了，是時候升級你的數位軍火庫了。

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