Google Sheets 當 CMS 用？資深工程師教你用 n8n 打造 WordPress 動態內容『儀表板』，告別後台編輯地獄！

嗨，我是浪花科技的資深工程師 Eric。在我們團隊，每天都在跟 WordPress 的各種疑難雜症打交道。有個場景你肯定不陌生：行銷同事又丟來一個 Excel 表，上面有 50 場即將舉辦的活動，要你一個個手動 key-in 到 WordPress 後台。標題、日期、講者、地點…複製貼上到眼花撩亂，一不小心還會貼錯欄位。更慘的是，下禮拜這份表單更新了 20 筆資料，你又要玩一次「大家來找碴」的遊戲。

身為一個有格調的工程師，這種重複性的勞動簡直是對靈魂的拷問。難道就沒有更優雅、更自動化的方式嗎？當然有。今天，我就要帶你玩點進階的，我們要把大家最熟悉的 Google Sheets，直接變成 WordPress 的動態內容「儀表板」，透過低程式碼自動化神器 n8n，實現一處修改、全網同步的魔法。這不只是單純的把 Google Sheets 的內容批次發佈到 WordPress，我們要做到的是「管理」——新增、更重要的是「更新」現有內容，真正把 Google Sheets 當作一個簡易的 CMS (內容管理系統) 來用。

為什麼要用 Google Sheets 管理 WordPress 內容？這不是自找麻煩嗎？

我知道，聽到這個點子，你腦中可能第一個浮現的是：「蛤？放著好好的 WordPress 後台不用，跑去用試算表？這不是脫褲子放屁嗎？」先別急著下定論，聽我這個老司機分析一下，在某些特定情境下，這招簡直是神兵利器：

• 協作便利性無可比擬： 你不可能期待所有行銷、營運、PM 同事都熟悉 WordPress 後台的操作，尤其是那些充滿了 ACF 或 Metabox 客製化欄位的複雜後台。但 Google Sheets？幾乎是人人上手的基本技能。你只需要把表單權限開給他們，定義好欄位，他們就能輕鬆協作，而你，身為工程師，再也不用當人肉資料搬運工。
• 無敵的批次處理能力： 想像一下，你需要一次更新 100 個產品的規格參數，或是一次調整 30 位團隊成員的職稱。在 WordPress 後台，這是一場點擊馬拉松。但在 Google Sheets，這不過是下拉、取代、公式運算的事，幾分鐘就能搞定。
• 內建版本控制與歷史紀錄： 「欸，Eric，上週二下午是誰把 A 活動的日期改錯了？」這種問題在 WordPress 裡很難追溯，但在 Google Sheets，你可以輕鬆調閱完整的修訂歷史紀錄，誰在什麼時間改了哪個儲存格，一目了然，甩鍋都甩不掉。
• 資料的再利用與分析： 當你的內容以結構化方式存在於 Google Sheets 時，你可以輕易地使用它的圖表、樞紐分析等功能來做數據分析，甚至將這份資料源串接到其他 BI 工具，這是關在 WordPress 資料庫裡的內容難以企及的彈性。

當然，我得囉嗦一句，這個方法不是萬靈丹。如果你的內容是像部落格文章這樣，包含大量複雜排版、圖文混編的非結構化內容，那還是乖乖用 WordPress 編輯器吧。但如果是管理活動列表、產品目錄、團隊成員、分店資訊、作品集…這類「資料驅動」的內容，那 Google Sheets + n8n 絕對是你的效率加速器。

實戰開始：架構我們的『Google Sheets 驅動』內容更新系統

好了，觀念溝通完，我們來動手。要打造這套系統，核心思想只有一個：建立一個獨一無二的「對應鑰匙 (Unique Key)」。這就像是每個人的身分證字號，確保我們在 Google Sheets 裡的每一列資料，都能精準地對應到 WordPress 裡的某一篇文章，這樣 n8n 才知道到底該「更新」誰，而不是傻傻地每次都「新增」。

第一步：準備 WordPress 環境 (CPT 與客製化欄位)

假設我們要管理一個「活動列表 (Events)」。首先，我們需要在 WordPress 建立一個名為 `event` 的自訂文章類型 (Custom Post Type, CPT)，並用 ACF (Advanced Custom Fields) 外掛幫它加上幾個欄位：

• 活動 ID (event_id): 這就是我們的 Unique Key！ 欄位類型設為「文字」。它絕對不能重複。
• 活動日期 (event_date): 欄位類型設為「日期選擇器」。
• 活動地點 (event_location): 欄位類型設為「文字」。

如果你不想用外掛，也可以把下面這段程式碼加到你主題的 `functions.php` 檔案裡，來手動註冊 CPT。但老實說，為了後續維護，用 ACF 還是比較方便管理的。

<?php
function register_event_post_type() {
    $labels = array(
        'name'                  => _x( '活動', 'Post type general name', 'textdomain' ),
        'singular_name'         => _x( '活動', 'Post type singular name', 'textdomain' ),
        'menu_name'             => _x( '活動列表', 'Admin Menu text', 'textdomain' ),
        'name_admin_bar'        => _x( '活動', 'Add New on Toolbar', 'textdomain' ),
    );
    $args = array(
        'labels'             => $labels,
        'public'             => true,
        'publicly_queryable' => true,
        'show_ui'            => true,
        'show_in_menu'       => true,
        'query_var'          => true,
        'rewrite'            => array( 'slug' => 'events' ),
        'capability_type'    => 'post',
        'has_archive'        => true,
        'hierarchical'       => false,
        'menu_position'      => null,
        'supports'           => array( 'title', 'editor', 'thumbnail' ),
        'show_in_rest'       => true, // 非常重要！要讓 REST API 抓得到
    );
    register_post_type( 'event', $args );
}
add_action( 'init', 'register_event_post_type' );
?>

第二步：準備 Google Sheets 資料源

接著，建立一個 Google Sheet，欄位名稱最好跟 WordPress 的欄位對應起來，方便管理。注意，`event_id` 這一欄是我們自己定義的，必須是獨一無二的，例如 `EVENT-2024-001`、`EVENT-2024-002`。

你的表單看起來會像這樣：

• Column A: event_id
• Column B: title
• Column C: event_date
• Column D: event_location
• Column E: content

n8n 工作流拆解：從讀取到更新，一步步打造自動化引擎

重頭戲來了！打開你的 n8n，我們要來畫一個聰明的自動化流程圖。

節點 1: 定時觸發 (Cron)

新增一個 `Cron` 節點，設定一個你認為合適的執行頻率，例如每 15 分鐘跑一次。這代表 n8n 會每 15 分鐘就去檢查一次 Google Sheets 有沒有更新。

節點 2: 讀取 Google Sheets 資料 (Google Sheets)

新增 `Google Sheets` 節點。驗證你的 Google 帳號後，選擇 `Read` 操作，指向你剛剛建立的那個試算表和工作表。記得勾選 `Read all data`。

節點 3: 迴圈處理每一列 (Split In Batches)

從 Google Sheets 拿回來的是一個包含很多列資料的陣列。我們需要一列一列地處理。使用 `Split In Batches` 節點，並將 `Batch Size` 設定為 1。這樣，後續的節點就會為每一列資料都執行一次。

節點 4: 查詢 WordPress 是否已存在 (WordPress)

這是整個流程最關鍵的核心！新增一個 `WordPress` 節點。

• Resource: `Post`
• Operation: `Get Many`
• Post Type: 選擇你建立的 `event`
• 點擊 `Add Filter`，選擇 `By Meta Key`
• Key: 輸入 `event_id` (你 ACF 欄位的名稱)
• Value: 點擊旁邊的齒輪，選擇 `Add Expression`，然後從 `Nodes > SplitInBatches > Output Data > JSON > columns` 裡面，拖曳 `event_id` 這個變數進來。完整的表達式會類似：`{{$json[“columns”][“event_id”]}}`

這個節點的作用就是拿著 Google Sheets 每一列的 `event_id`，去 WordPress 資料庫裡問：「嘿！有沒有文章的 `event_id` 欄位是這個值的？」

節點 5: 判斷與分流 (IF)

新增一個 `IF` 節點。我們要用它來判斷上一步的查詢結果。

• 在 `Value 1` 中，使用表達式 `{{$items(0).json.length}}` 來取得上一個 WordPress 節點回傳的資料筆數。
• Operation: `Larger Than`
• Value 2: `0`

如果回傳的資料筆數大於 0，代表 WordPress 裡「已經存在」這篇文章（走 `true` 路徑）；如果等於 0，代表是新資料，需要被建立（走 `false` 路徑）。

節點 6A (True 路徑): 更新現有文章 (WordPress)

從 IF 節點的 `true` 輸出端拉一條線，再新增一個 `WordPress` 節點。

• Resource: `Post`
• Operation: `Update`
• Post Type: `event`
• Post ID: 這裡要填入上上一步（節點 4）查到的文章 ID。表達式會是： `{{$node[“WordPress”].json[0].id}}`
• Title: 從 `SplitInBatches` 節點拖曳 `title` 變數。
• 點擊 `Add Field`，選擇 `Meta Data`，然後把 `event_date`, `event_location` 等欄位，一一對應到 `SplitInBatches` 的變數。

節點 6B (False 路徑): 建立新文章 (WordPress)

從 IF 節點的 `false` 輸出端拉一條線，新增最後一個 `WordPress` 節點。

• Resource: `Post`
• Operation: `Create`
• Post Type: `event`
• Status: `Publish`
• 同樣地，把 `Title`, `Meta Data` (包含 `event_id` 本身也要存進去！) 等所有欄位都從 `SplitInBatches` 節點對應過來。

恭喜你！啟動這個 n8n workflow，現在你的 Google Sheets 就真的變成了一個動態儀表板。無論你在表單上新增一列，還是修改任何一個儲存格的內容，最慢在 15 分鐘內，你的 WordPress 網站就會自動同步更新，完全無需你手動介入。

進階思考與工程師的囉嗦

做到這裡，系統已經能跑了，但身為資深工程師，總是要多想幾步，讓系統更強固。

刪除怎麼辦？

目前的流程只處理了新增和更新，但如果你在 Google Sheets 刪除了一列，WordPress 裡的對應文章並不會消失。一個簡單的作法是在 Google Sheets 新增一個 `status` 欄位，當你想刪除某篇文章時，就把 status 改成 `archived` 或 `deleted`。然後在 n8n 的更新流程中，多一個判斷：如果 status 是 `archived`，就把 WordPress 裡的文章狀態改成「草稿」或「待審」，而不是真的刪除，這樣會比較安全。

效能與即時性

如果你的 Google Sheets 有幾千、幾萬列資料，每 15 分鐘全部掃描一次，對 API 的呼叫次數和執行時間都是不小的負擔。這時候，更好的作法是改用 Webhook。你可以透過 Google Apps Script 寫一小段程式，讓 Google Sheets 在「有編輯時」才主動發送一個 Webhook 通知給 n8n，n8n 只處理被變動的那一列資料。這就從「輪詢 (Polling)」變成了「事件驅動 (Event-driven)」，效率會高非常多。這也牽涉到更深層的Webhook 與 Polling 的架構選擇，值得深入研究。

錯誤處理的藝術

自動化流程最怕的就是「默默地壞掉」。萬一哪天 WordPress 主機掛了，或是 Google API 權限過期，你的 n8n 流程執行失敗，你卻不知道，那資料就會停止同步。專業的做法是在 n8n 流程中加入錯誤處理機制，例如設定一個「Error Trigger」節點，一旦主流程發生錯誤，就觸發另一個流程，發送一條 LINE Notify 或 Slack 通知給你，讓你能第一時間介入處理。這才是打造企業級強韌工作流的關鍵心法。

希望今天的分享能為你打開一扇新的大門，讓你看到 WordPress 與自動化工具結合的巨大潛力。下次再遇到需要大量更新資料的場景，別再埋頭苦幹了，試試看這個方法，把時間留給更有創造力的事情吧！

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如果你對於打造更複雜的 WordPress 自動化流程，或是需要將現有系統與 WordPress 進行深度整合有任何想法，卻不知從何下手，浪花科技的團隊擁有豐富的 API 串接與客製化開發經驗。歡迎與我們聯繫，讓我們一起聊聊如何讓你的網站變得更聰明、更有效率！