嗨，我是浪花科技的 Eric。每當行銷部門辦完一場大型研討會或線上活動，我看著他們臉上的表情，通常只有兩種：一種是看著爆量報名表單的興奮，另一種則是看著 Excel 試算表，想著要怎麼把這 500 筆資料手動分給 10 個業務時的絕望。

「Eric，能不能幫我寫個 Script，把這些人依據『產業』和『預算』自動分給負責的業務，然後直接建立在 CRM 裡？」

這句話我大概聽了八百遍。說實話，身為工程師，我也很討厭看到珍貴的客戶名單（Lead）躺在冷冰冰的 CSV 檔裡發霉。統計數據告訴我們，潛在客戶填寫表單後的「黃金 5 分鐘」內聯繫，成交率是 30 分鐘後的 21 倍。如果你還在用人工分派，等你分完，客戶早就忘記你是誰了。

今天這篇文章，不講空泛的理論，我們直接來談技術實作。如何利用 WordPress 表單（如 Gravity Forms 或 Fluent Forms）結合 Webhook 與 API，實現「活動名單自動分流：報名資料自動匯入並指派業務」的自動化架構。這不僅是技術升級，更是業務流程的救贖。

為什麼你需要自動分流？不只是為了「快」

很多老闆以為自動化只是為了省下助理 Key 資料的時間。錯了，大錯特錯。自動化分流的核心價值在於「轉換率」與「公平性」。

• 速度即成交：如前所述，系統秒級指派，業務的手機立刻跳出 Slack 或 LINE 通知，馬上撥電話，客戶會覺得「這家公司效率真好」。
• 杜絕「挑食」：人工分派容易有私心，或者業務會搶好單。透過程式邏輯（如 Round Robin 輪叫機制），可以確保每位業務拿到的名單數量公平，或者依據能力精準分配。
• 資料正確性：手動複製貼上一定會出錯，Email 少個字、電話多個零，這筆名單就廢了。API 串接能確保資料 100% 正確傳遞。

技術架構圖解：從表單到 CRM 的旅程

在開始寫 Code 之前，我們得先釐清資料流。一個成熟的自動化分流系統，通常包含三個節點：

1. 觸發點 (Trigger)：使用者在 WordPress 活動頁面填寫報名表單。
2. 中介邏輯層 (Middleware Logic)：這是大腦。負責接收資料、判斷規則（例如：預算 > 100萬分給 資深業務 A，否則分給 業務 B）、執行分派演算法。
3. 終點 (Action)：將處理好的資料寫入 CRM (HubSpot, Salesforce) 並發送通知 (Slack, LINE)。

實戰演練：用 PHP 實作「輪叫制 (Round Robin)」指派邏輯

假設你使用的是 WordPress 最常見的 Gravity Forms，我們可以利用它的 Hook `gform_after_submission` 來攔截資料。不需要昂貴的 Zapier，只要在 `functions.php` 或你的客製化外掛中加入這段邏輯。

這裡有一個經典的工程師痛點：如何知道上一次分給誰了？我們需要一個地方存儲「狀態」。在 WordPress，`update_option` 和 `get_option` 是你的好朋友。

程式碼範例：簡易輪叫指派系統

這段程式碼展示了如何將名單依序分給不同的業務，並模擬發送到 CRM 的過程。

// 定義業務團隊名單 (實際應用可從 CRM API 獲取)
$sales_team = [
    ['id' => 101, 'name' => 'Alice', 'email' => 'alice@roamer-tech.com'],
    ['id' => 102, 'name' => 'Bob',   'email' => 'bob@roamer-tech.com'],
    ['id' => 103, 'name' => 'Charlie', 'email' => 'charlie@roamer-tech.com']
];

add_action( 'gform_after_submission_1', 'eric_auto_assign_leads', 10, 2 );

function eric_auto_assign_leads( $entry, $form ) {
    global $sales_team;

    // 1. 獲取上一次指派的索引值，如果沒有則從 -1 開始
    $last_index = get_option( 'roamer_lead_last_assigned_index', -1 );

    // 2. 計算這一次該輪到誰 (Round Robin 演算法)
    $team_count = count( $sales_team );
    $current_index = ( $last_index + 1 ) % $team_count;
    
    // 3. 鎖定負責業務
    $assigned_agent = $sales_team[$current_index];

    // 4. 準備要傳送給 CRM 的資料
    $crm_payload = [
        'name'        => rgar( $entry, '1.3' ), // 假設欄位 ID 1.3 是姓名
        'email'       => rgar( $entry, '2' ),   // 假設欄位 ID 2 是 Email
        'phone'       => rgar( $entry, '3' ),
        'company'     => rgar( $entry, '4' ),
        'owner_id'    => $assigned_agent['id'], // 關鍵：指派擁有者
        'source'      => 'Event_Registration'
    ];

    // 5. 發送 Webhook 到 CRM (或是你的 n8n 端點)
    $response = wp_remote_post( 'https://api.your-crm.com/v1/leads', [
        'body'    => json_encode( $crm_payload ),
        'headers' => [
            'Content-Type' => 'application/json',
            'Authorization' => 'Bearer YOUR_API_TOKEN'
        ]
    ]);

    // 6. 更新索引值，確保下次換下一位
    update_option( 'roamer_lead_last_assigned_index', $current_index );

    // 可以在這裡加入 Slack 通知邏輯
    // send_slack_notification($assigned_agent, $crm_payload);
}

這段程式碼雖然簡單，但它解決了核心問題：自動化與公平性。你不需要擔心業務 A 拿太多單，業務 B 沒飯吃。

進階玩法：條件式分流 (Conditional Routing)

當然，現實世界往往比輪叫制複雜。我們常遇到的需求是：「預算超過 100 萬的客戶，必須給王牌業務 Eric；預算未定的，給新進業務練手。」

這時候，你的 Middleware 邏輯就需要升級。我通常建議不要把過於複雜的邏輯寫死在 PHP 裡（維護起來很痛苦，相信我）。這時候，n8n 這樣的自動化工具就是絕佳的選擇。

你可以將 WordPress 的表單資料透過 Webhook 丟給 n8n，然後在 n8n 裡畫出漂亮的流程圖：

• If Node (判斷節點)： 預算 >= 1,000,000 ?
• True： 指派給 ID 101 (Eric) -> 標記為 VIP -> 發送 LINE Notify 給主管。
• False： 進入 Round Robin 流程 -> 指派給其他業務 -> 發送 Slack 給業務群組。

這樣做的好處是，當行銷策略改變（例如 VIP 門檻降到 50 萬），你不需要叫工程師改 Code，直接在 n8n 介面上拖拉即可。這才是真正的「系統思維」。

常見的雷區與防護措施

在實作這類系統時，我有幾個血淚經驗要分享，希望能幫大家少走彎路：

1. 處理重複名單 (De-duplication)

同一個客戶可能因為心急填了兩次表單，或者他其實已經在 CRM 裡了。如果系統盲目建立新資料，業務會氣死。務必在寫入前，先用 Email 或電話 Call 一次 CRM 的搜尋 API：「這個人存在嗎？」如果存在，則更新 (Update) 而非建立 (Create)，並通知原負責業務，而不是分派給新人。

2. API Rate Limit (流量限制)

如果活動太熱門，一分鐘進來 1000 筆報名，直接打 CRM API 很可能會被鎖帳號（429 Too Many Requests）。這時候你需要佇列系統 (Queue) 或是指數退讓機制 (Exponential Backoff)。這也是為什麼我推薦使用 n8n 或 Laravel 這種有佇列處理能力的架構，而不是單純用 WordPress PHP 硬幹。

3. 資料驗證

別相信使用者輸入的資料。他們會在電話欄位填「無」、在 Email 欄位填「test@test.com」。在資料進入分派邏輯前，加上一層驗證與清洗（Sanitization），能大幅提升業務的效率。

總結：把人要做的事交給人，重複的事交給機器

「活動名單自動分流」聽起來是個技術名詞，但它的本質是商業效率的優化。當我們把這些繁瑣的搬運工作自動化後，行銷人員可以專注於策劃更好的活動，業務人員可以專注於與客戶建立關係，而工程師如我，則可以……嗯，去優化下一個更難的系統。

別再讓 Excel 成為你業績增長的絆腳石了。

延伸閱讀

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