辦活動累得半死，名單還在手動 Key？WordPress「活動名單自動分流」實戰

我是 Eric，浪花科技的資深工程師。如果你跟我們公司那些行銷夥伴一樣，每次辦完線上研討會或實體活動，第一件事就是打開後台，下載 CSV，然後開始痛苦地手動複製貼上，把名單分給業務部門，那你真的該停下來看看這篇文章了。

現在都已經 2026 年了，AI Agent 都能幫你寫 Code 了，為什麼你的「活動名單自動分流」還停留在石器時代？

在這篇文章中，我不會跟你談什麼空泛的數位轉型，我要直接教你怎麼用 WordPress 結合 Webhook 和一點點 PHP 魔法（或是 n8n），實現「活動名單自動分流：報名資料自動匯入並指派業務」的自動化流程。讓你的業務在客戶按下「送出」報名表的 3 秒內，就能收到通知並開始跟進。

為什麼你需要自動分流？不只是為了偷懶

工程師常被說懶，但我們的懶是為了效率。在活動行銷的戰場上，速度就是成交率。根據 2025 年的銷售數據統計，潛在客戶在填寫表單後的 5 分鐘內接到電話，成交機率是 30 分鐘後的 21 倍。是的，你沒看錯，是 21 倍。

如果你的流程是：

• 使用者填單。
• 行銷人員每天下午 5 點下載 Excel。
• 行銷人員手動整理，依照地區或產品分配給業務 A、B、C。
• 寄 Email 給業務。
• 業務隔天早上看到信才聯絡。

恭喜你，你已經完美錯過了黃金成交期。你的客戶早就忘記他填過什麼，甚至已經跟別家廠商簽約了。

技術架構：如何實現報名資料自動匯入並指派業務？

要達成這個目標，我們通常有兩種路徑：

1. 純代碼派 (Code-First)： 直接在 WordPress 內寫 Hook，根據邏輯分配後，呼叫 CRM API。
2. 低代碼派 (Low-Code)： 使用 Webhook 將資料拋送到中介平台 (如 n8n)，在那裡處理分流邏輯。

身為工程師，我兩種都愛，但為了系統的穩定性與可維護性，針對複雜的「輪替 (Round-Robin)」邏輯，我建議在 WordPress 端就先處理好「指派」的標記，再送出去。

實戰場景：業務輪替 (Round-Robin) 分派

假設你有 3 位業務：Alice, Bob, Charlie。我們希望報名名單依序分給他們，確保公平。如果在 Excel 裡做，你要算得頭昏眼花；但在 WordPress 裡，這只是一個簡單的計數器。

實作教學：使用 PHP Hook 進行自動指派

這裡以最常見的表單外掛（如 Gravity Forms 或 WS Form）為例。我們不需要裝一堆肥大的 CRM 外掛，只需要一段精簡的 PHP 程式碼。

請將以下程式碼加入你的子佈景主題的 functions.php 或使用 Code Snippets 外掛：

1. 建立業務輪替邏輯

// 定義業務名單與 Webhook URL
function get_sales_team_config() {
    return [
        'team' => ['Alice', 'Bob', 'Charlie'],
        'crm_webhook' => 'https://your-n8n-or-crm-endpoint.com/webhook/lead'
    ];
}

// 核心邏輯：取得下一位業務 (Round-Robin)
function get_next_sales_rep() {
    $config = get_sales_team_config();
    $team = $config['team'];
    
    // 從資料庫取得上一次指派的索引值 (使用 Option API)
    $last_index = get_option('roamer_last_sales_index', -1);
    
    // 計算下一位
    $next_index = ($last_index + 1) % count($team);
    
    // 更新索引值
    update_option('roamer_last_sales_index', $next_index);
    
    return $team[$next_index];
}

2. 綁定表單提交動作

這段程式碼會在表單送出後觸發，自動將「活動名單自動分流」的結果寫入，並發送給外部系統。

// 以 Gravity Forms 為例 (gform_after_submission)
add_action('gform_after_submission', 'roamer_auto_assign_leads', 10, 2);

function roamer_auto_assign_leads($entry, $form) {
    // 假設這是活動報名表單 (Form ID = 5)
    if ($form['id'] != 5) {
        return;
    }

    // 1. 取得指派業務
    $assigned_sales = get_next_sales_rep();

    // 2. 準備要傳送的資料
    $payload = [
        'event_name'    => $form['title'],
        'lead_name'     => rgar($entry, '1.3') . ' ' . rgar($entry, '1.6'), // 假設欄位 ID
        'lead_email'    => rgar($entry, '2'),
        'lead_phone'    => rgar($entry, '3'),
        'assigned_to'   => $assigned_sales, // 這裡就是自動分流的關鍵
        'submitted_at'  => date('Y-m-d H:i:s'),
        'source'        => 'WordPress_Event_Form'
    ];

    // 3. 發送 Webhook 到 CRM 或 n8n
    $config = get_sales_team_config();
    $response = wp_remote_post($config['crm_webhook'], [
        'body'    => json_encode($payload),
        'headers' => ['Content-Type' => 'application/json'],
        'timeout' => 5,
        'blocking' => false // 非阻塞，不影響使用者體驗
    ]);

    // (選用) 可以在這裡加入 Log 紀錄以便除錯
    if (is_wp_error($response)) {
        error_log('Lead Assignment Error: ' . $response->get_error_message());
    }
}

這段程式碼做了三件事：

1. 狀態保存： 記住上一次分給誰，確保下一次分給不同人。
2. 資料清洗： 抓取表單資料，整理成乾淨的 JSON 格式。
3. 即時傳送： 使用 wp_remote_post 將資料丟出去，並且設定 blocking => false，這樣使用者按下送出後不會感覺到延遲。

進階應用：依照條件分流 (Conditional Logic)

當然，現實世界往往比輪替更複雜。你可能需要根據客戶填寫的「預算」或「地區」來分派。

例如，如果是「北區」的活動，只分給北區業務；預算超過 100 萬的，直接分給王牌業務 Eric (笑)。

function get_sales_by_region($region) {
    $north_team = ['Alice', 'Bob'];
    $south_team = ['Charlie', 'David'];
    
    if ($region === 'North') {
        // 這裡可以再加入該區域的 Round-Robin 邏輯
        return $north_team[array_rand($north_team)];
    } else {
        return $south_team[array_rand($south_team)];
    }
}

把這個邏輯替換掉上面的 get_next_sales_rep()，你就完成了一套智慧化的「報名資料自動匯入並指派業務」系統。

串接後的最後一哩路：通知

資料送出去了，業務要怎麼知道？這就是 n8n 或 Zapier 登場的時候了。你的 Webhook 接收端可以設定為：

• Slack/LINE Notify： 機器人直接標記業務：「@Alice 新的活動名單進來了，客戶是王先生，電話 0912…」
• CRM 建立： 自動在 HubSpot 或 Salesforce 建立 Deal，並將 Owner 設為你剛剛指派的人。
• 發送簡訊： 如果是超級 VIP 客戶，直接發簡訊叫業務起床。

資深工程師的小囉嗦：注意事項

雖然自動化很爽，但有幾個坑請務必避開：

1. 資料重複 (De-duplication)： 同一個人重複報名怎麼辦？記得在 CRM 端或 PHP 端做 Email 檢查，不要讓業務重複打電話騷擾客戶。
2. API Rate Limit： 如果你的活動突然爆紅，一分鐘進來 500 單，直接打 CRM API 可能會被鎖。這時候建議中間加一層 Queue (佇列) 或使用 n8n 的等待機制。
3. 業務離職： 寫死在 Code 裡的名單最怕業務離職。建議將名單設定做成一個簡單的 WordPress 後台選項頁面 (Options Page)，讓行銷主管可以自己勾選誰在值班。

結論

「活動名單自動分流」不是為了炫技，而是為了將行銷的熱度無縫轉化為業務的動力。透過 WordPress 簡單的程式碼與 Webhook，我們能省下無數個整理 Excel 的夜晚，更能搶下那些稍縱即逝的訂單。

別再讓你的名單在硬碟裡發霉了，讓它們動起來吧！

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